Juridisch

Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden leggen in gewone taal uit hoe we bij VirtuFront werken: wat we afspreken voordat we beginnen, wie waarvoor verantwoordelijk is, en wat geldt rondom prijzen, betaling, oplevering en opzegging.

Laatst bijgewerkt: 17 juni 2026

1. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, opdracht en overeenkomst tussen VirtuFront en jou als opdrachtgever. VirtuFront bouwt AI-automatisering en maatsoftware: AI-chatbots, lead automations, workflow automatisering en dashboards.

Spreken we voor een specifieke opdracht iets anders af dan in deze voorwaarden staat? Dan geldt wat we samen schriftelijk hebben vastgelegd in het voorstel. Eigen inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever wijzen we van de hand, tenzij we die uitdrukkelijk schriftelijk aanvaarden.

2. Aanbod en overeenkomst

Een traject begint altijd met een intake. Daarin brengen we samen in kaart wat je nodig hebt en wat we voor je kunnen bouwen. Op basis daarvan sturen we een voorstel met de scope, de op te leveren onderdelen, de setup-fee en het maandbedrag.

Kort samengevat doorloopt elke opdracht deze stappen:

  • Intake — we bespreken je situatie en wensen;
  • Voorstel — we leggen scope, prijs en planning vast;
  • Akkoord — je gaat schriftelijk akkoord met het voorstel;
  • Bouw — we bouwen wat is afgesproken;
  • Validatie — jij controleert en keurt het resultaat;
  • Live — na jouw goedkeuring zetten we het live;
  • Retainer — we beheren, onderhouden en verbeteren maandelijks.

Er is pas een overeenkomst zodra je het voorstel schriftelijk (bijvoorbeeld per e-mail) hebt goedgekeurd. Een offerte is vrijblijvend en geldig zolang in het voorstel staat aangegeven, of bij gebreke daarvan 30 dagen.

3. Uitvoering

We voeren de opdracht uit naar beste inzicht en vakmanschap, op basis van wat in het voorstel is afgesproken. We bouwen de oplossing en leveren die op ter controle.

Voordat iets live gaat, keur jij het altijd zelf goed. Dat geldt voor alles wat naar buiten of in productie gaat: chatbotberichten, workflows, dashboards en lead-campagnes. Pas na jouw akkoord activeren we het. Bij lead automations verstuur je berichten altijd zelf; VirtuFront verstuurt nooit iets namens jou zonder jouw goedkeuring.

Genoemde termijnen en planningen zijn een inschatting, geen fatale termijn, tenzij we dat uitdrukkelijk anders afspreken. Loopt een planning uit door iets wat buiten onze invloed ligt — bijvoorbeeld omdat we wachten op input of toegang van jouw kant — dan schuift de planning navenant op.

4. Verplichtingen van de opdrachtgever

Om goed werk te kunnen leveren, hebben we jouw medewerking nodig. Je zorgt er daarom voor dat je op tijd aanlevert wat we nodig hebben:

  • Toegang tot de systemen, accounts en tools die voor de opdracht nodig zijn;
  • De databronnen, kennisdocumenten en informatie waarmee we de oplossing voeden;
  • Tijdige feedback en goedkeuring tijdens de validatie.

Jij bent verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van wat je aanlevert. De kwaliteit van aangeleverde data, documenten en toegang valt buiten de verantwoordelijkheid van VirtuFront. Lever je iets te laat of onvolledig aan, dan kunnen we de planning aanpassen en eventuele extra kosten doorberekenen.

5. Prijzen en betaling

Onze trajecten bestaan uit twee onderdelen: een eenmalige setup-fee voor de bouw en oplevering, en een maandelijks bedrag (retainer) voor beheer, hosting, onderhoud en doorontwikkeling.

  • Setup-fee: eenmalig, gefactureerd bij akkoord op het voorstel;
  • Maandbedrag: de retainer, die we per maand vooraf factureren;
  • Meerwerk: werk buiten de afgesproken scope offreren we apart.

Werk dat buiten de initieel afgesproken scope valt, voeren we pas uit nadat je akkoord bent gegaan op een aparte offerte daarvoor. Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Betaling vindt plaats binnen 14 dagen na de factuurdatum. Betaal je niet op tijd, dan mogen we de werkzaamheden en dienstverlening opschorten tot de openstaande factuur is voldaan.

6. Duur en opzegging

De retainer loopt voor onbepaalde tijd en is maandelijks opzegbaar. Opzeggen doe je schriftelijk (per e-mail), met een opzegtermijn van één kalendermaand: zeg je in de loop van een maand op, dan eindigt de retainer aan het einde van de daaropvolgende maand.

De setup-fee en al uitgevoerd werk zijn bij opzegging niet terug te vorderen. Stopt de retainer, dan stopt ook het beheer, het onderhoud en de hosting van de betreffende systemen. We spreken in dat geval samen af hoe we de overdracht of afbouw netjes regelen.

7. Aansprakelijkheid

We doen ons werk zorgvuldig, maar we kunnen niet alles garanderen. VirtuFront is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door fouten of gebreken in de door jou aangeleverde data, documenten of toegang, of in systemen en diensten van derden (zoals AI-modellen, hostingpartijen en gekoppelde software).

AI-systemen kunnen onjuiste of onvolledige uitkomsten geven. Omdat jij alles zelf controleert en goedkeurt voordat het live gaat, ben je zelf verantwoordelijk voor het gebruik en de gevolgen van de opgeleverde oplossing.

Voor zover VirtuFront toch aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat je in de drie maanden vóór het schadeveroorzakende voorval aan VirtuFront hebt betaald. We zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste omzet of verlies van gegevens. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

8. Intellectueel eigendom

Na volledige betaling krijg je het gebruiksrecht op de specifiek voor jou opgeleverde oplossing: jouw chatbot, workflows, dashboards en de bijbehorende configuratie. Jouw eigen data, content en kennisdocumenten blijven altijd van jou.

De onderliggende techniek, methodes, scripts, templates en bouwblokken die VirtuFront ontwikkelt en hergebruikt, blijven eigendom van VirtuFront. We mogen die kennis en die generieke componenten ook voor andere opdrachten blijven gebruiken.

9. Vertrouwelijkheid

Alles wat we tijdens een opdracht van elkaar te zien of te horen krijgen en wat vertrouwelijk van aard is, behandelen we als vertrouwelijk. We gebruiken jouw gegevens en bedrijfsinformatie alleen voor het uitvoeren van de opdracht en delen ze niet met anderen, behalve met partijen die nodig zijn voor de uitvoering of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Jouw dashboards en AI-systemen draaien op een eigen VPS per klant (bij Hetzner). De data staat in Supabase; VirtuFront beheert de technische omgeving. Hoe we met persoonsgegevens omgaan, lees je in onze privacyverklaring.

10. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten met VirtuFront is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit bij een geschil, dan leggen we dat voor aan de bevoegde rechter in Nederland. We proberen een meningsverschil natuurlijk altijd eerst in onderling overleg op te lossen.

11. Contact

Heb je vragen over deze voorwaarden? Neem gerust contact met ons op: