Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

VirtuFront is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij bouwen AI-automatisering en maatsoftware voor bedrijven.

• Onderneming: VirtuFront (eenmanszaak)
• Vestigingsadres: Loevestein 45, 1275 CS Huizen
• KVK-nummer: 42072958
• Btw-identificatienummer: NL005473671B36
• E-mail:[email protected]
• Telefoon: 085 505 5092

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een onderneming van onze omvang niet verplicht. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij ons terecht via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die je zelf aan ons verstrekt of die we nodig hebben om onze dienstverlening uit te voeren. Afhankelijk van het contact kan het gaan om:

• Naam en de naam van je bedrijf;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• De inhoud van je bericht of aanvraag (bijvoorbeeld het proces dat je wilt automatiseren);
• Gegevens die ontstaan tijdens een opdracht, zoals correspondentie en projectinformatie;
• De berichten die je typt in onze AI-assistent, plus het antwoord dat je krijgt (zie artikel 6);
• Technische gegevens van je bezoek aan onze website (zie ook artikel 7).

3. Waarvoor en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden en op basis van een geldige grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

• Contact en kennismaking, om te reageren op je aanvraag via het contactformulier of e-mail en een afspraak in te plannen. Grondslag: jouw toestemming of het op jouw verzoek nemen van precontractuele maatregelen.
• Uitvoeren van een opdracht, om een overeenkomst met jou of je bedrijf uit te voeren en daarover te communiceren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Administratie en facturatie, om aan onze wettelijke (fiscale) verplichtingen te voldoen. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Beantwoorden van vragen via onze AI-assistent, om je direct antwoord te kunnen geven en om de assistent te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende klantenservice.
• Verbeteren van onze website, om de werking en beveiliging van de site te waarborgen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.

Wij gebruiken je gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd, tenzij we daar vooraf jouw toestemming voor vragen.

4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden, bewaren we tot maximaal 12 maanden na het laatste contact;
• Gegevens uit een opdracht bewaren we gedurende de looptijd van de overeenkomst en zo lang als nodig voor nazorg;
• Gesprekken met onze AI-assistent bewaren we maximaal 12 maanden, waarna ze automatisch worden verwijderd;
• Administratieve en fiscale gegevens bewaren we 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.

5. Delen met derden

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. We delen je gegevens alleen met partijen die ons helpen onze dienstverlening uit te voeren. Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten zodat je gegevens vertrouwelijk en veilig worden behandeld. Wij verstrekken gegevens uitsluitend aan andere partijen wanneer dit wettelijk verplicht is.

Op dit moment schakelen wij de volgende partijen in:

• Strato — e-mail en verzending van het contactformulier. Duitsland (EER).
• Hetzner — hosting van servers en klantomgevingen. Duitsland (EER).
• Supabase — database waarin gesprekken met de AI-assistent en kennisdocumenten worden opgeslagen. Verwerking in de EU; het moederbedrijf is gevestigd in de Verenigde Staten.
• Cloudflare — DNS, beveiliging en versnelling van onze website. Verwerkt onder meer je IP-adres. Verenigde Staten, met EU-datacentra.
• Anthropic — het AI-model dat de antwoorden van onze AI-assistent genereert. Verenigde Staten.
• OpenAI — het omzetten van tekst naar zoekvectoren voor de AI-assistent. Verenigde Staten.

Voor zover gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen: de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en waar van toepassing het EU-US Data Privacy Framework.

6. Onze AI-assistent

Rechtsonder op onze website staat een chatvenster met een AI-assistent. Je praat daar met een geautomatiseerd systeem, niet met een medewerker. Dat vermelden we ook in het chatvenster zelf.

Wat er gebeurt als je de assistent gebruikt:

• Je bericht wordt naar onze eigen server gestuurd en samen met een stuk uit onze kennisbank voorgelegd aan een AI-model van Anthropic, dat het antwoord opstelt;
• Je vraag en het antwoord worden opgeslagen in onze database bij Supabase, zodat wij kunnen zien welke vragen er leven en de assistent kunnen verbeteren;
• Het gesprek wordt daarnaast opgeslagen in je eigen browser, in een opslagruimte die websites daarvoor mogen gebruiken. Zo kun je de chat hervatten als je de pagina ververst. Die gegevens blijven op jouw apparaat staan, wij kunnen er niet bij, en je kunt ze zelf wissen via de instellingen van je browser;
• Wij gebruiken je gesprekken niet om AI-modellen te trainen, en onze leveranciers doen dat op grond van hun zakelijke voorwaarden evenmin.

Typ geen bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie in het chatvenster. Wil je iets vertrouwelijks bespreken, mail ons dan direct via [email protected].

Een AI-assistent kan zich vergissen. De antwoorden zijn informatief en geen aanbod of advies waaraan je rechten kunt ontlenen. Er worden op basis van je chatgesprek geen geautomatiseerde besluiten genomen die gevolgen voor je hebben.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website plaatst geen tracking- of marketingcookies en gebruikt geen analytics zoals Google Analytics. Wel worden er technieken gebruikt die informatie op je apparaat opslaan of uitlezen, en die noodzakelijk zijn om de site te laten werken:

• Opslag van je chatgesprek in je browser, zodat de AI-assistent je gesprek kan tonen na het verversen van de pagina. Alleen geplaatst als je de chat daadwerkelijk gebruikt.
• Beveiligingscookies van Cloudflare, die bezoekers van geautomatiseerd misbruik onderscheiden.

Voor deze noodzakelijke technieken is op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist. Gaan wij analytische of marketingcookies inzetten, dan vragen we daar vooraf jouw toestemming voor. Je kunt opgeslagen gegevens altijd zelf verwijderen via de instellingen van je browser.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen (TLS), toegangsbeperking en het actueel houden van onze systemen. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met ons op via [email protected].

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• Rectificatie (correctie) van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering van je gegevens ('recht op vergetelheid');
• Beperking van de verwerking van je gegevens;
• Bezwaar tegen de verwerking van je gegevens;
• Dataportabiliteit, het overdragen van je gegevens;
• Het intrekken van toestemming die je eerder hebt gegeven.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een verzoek naar [email protected]. We reageren binnen vier weken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen we je vragen je te identificeren.

10. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met je persoonsgegevens? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

11. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wet- en regelgeving. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina. Boven aan de pagina zie je wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

12. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

• VirtuFront, Loevestein 45, 1275 CS Huizen
• KVK 42072958 · btw NL005473671B36
• [email protected]
• 085 505 5092